On trouve donc actuellement, des archives numérisées qui viennent de la dématérialisation des supports papier et des archives au format électronique qui ont été créés directement sur un ordinateur puis archiver sur un disque dur, une clé USB, un CD, un DVD…Il s’agit souvent de documents bureautique, de courrier…

La durée de conservation des données électroniques

Comme les archives papiers, les archives numériques ont une durée de vie légale de conservation qui varie en fonction de la nature des documents. Pour les documents RH, par exemple, c’est 50 ans pour les bulletins de salaires, 5 ans pour les contrats de travail et 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales. Pour les documents fiscaux, impôts et cotisations foncières…la durée obligatoire d’archivage est de 6 ans. Et pendant toute cette durée, les archives numériques doivent être gardées scrupuleusement. Elles sont, de par leur nature numérique, très vulnérables car elles peuvent être falsifiées et remaniées facilement. Elles peuvent aussi se détériorer si leur contenant s’abime. Des plans de pérennisation sont donc mis en place pour conserver ces archives numériques en attendant leur destruction à la fin de la période légale de sauvegarde.

Destruction d’archives numériques et informatiques

A la fin de la durée de conservation imposée par la loi, les archives numériques (comme les archives papiers) doivent être détruits de manière sécurisée pour éviter des fuites d’informations et rester dans le respect de la législation relative à la confidentialité de l’information. Pour cela, il est préférable de faire appel à des professionnels du débarras d’archives habitués à faire ce type d’opération. Ils ont des procédures de destruction respectant les lois en vigueur, ils ont les outils nécessaires pour le travail de destruction et ils vous délivrent à la fin un certificat de destruction vous assurant la conformité de l’opération.

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Ces entreprises de débarras d’archives sont, à l’origine, des sociétés qui débarrassent les maisons, les appartements, les greniers, les garages, les locaux… souvent suite à des décès ou à des déménagements. Ils se déplacent chez vous, font le tri de vos meubles et autres objets, transportent ce qui est usagé et irrécupérable à déchèterie, recycle ce qui est recyclable et vend les affaires qui ont de la valeur et qui sont encore en bon état. Et c’est le fruit de cette vente qui vous permettra, par la suite, de payer tout ou une partie de vos frais de débarras.

Quel est le coût de l’opération ?

Contrairement au débarras classique qui peut ne rien vous coutez et même vous apportez un plus si vous avez des objets de valeurs à vendre, la destruction d’archives quelles soient papier ou numérique a un cout direct. Pour estimer ce cout, l’entreprise de débarras fera un petit audit. Elle devra récolter un certains nombre d’informations, par exemple, sur le type de matériel d’archive que vous souhaitez détruire, sur la nature confidentielle ou pas des informations à supprimer…Cet audit lui permettra de déterminer quel type de processus elle devra suivre pour mener à bien et surtout dans les normes l’opération de destruction de vos archives numériques et bien sûr fixer le coût de la prestation.

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N’hésitez donc pas à consulter plusieurs entreprises de débarras avant de vous engager. Car en plus du prix du service de destruction qui est à prendre en compte, il est très important de s’assurer du sérieux et du professionnalisme de votre prestataire. Vérifier qu’il a bien le matériel adéquat et qu’il veille au respect des règles strictes, de destruction d’archives électroniques, imposées par la loi. Quels que soient les supports d’archivages électroniques que vous avez, ils doivent être détruits de manière à faire disparaitre totalement et définitivement toutes les données qu’ils contiennent.